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放在桌面的信件

6个步骤教你信件分类技巧,从此家里信件不再堆积!

by 风吹草地
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有没有发觉这个场景很熟悉?就是你把银行发来的最新房屋贷款利率通知书不知放在那儿了?或者无论如何,怎样也找不回你好朋友的婚礼邀请卡。

每天我们都会不定时的收到邮件,这里说的不是电子邮件,而是实体的纸张信件,有股票派息通知,有保险证书,有帐单提醒通知,有孩子入学通知书等等。

可悲的是很多人並没有立刻打开它并处理它,而是随手放在一旁,在桌面上,书架上,什至厨房工作桌面都有。

每个家庭不多不少总会有累积一些信件在某个地方,我曾经有一封银行过期结帐单长年累月的收在抽屉里。

因为它佔用的空间小,不影响其它的东西,只是每次打开抽屉时都会看到它,讲真的是有点碍眼。

直到我把这个过期帐单丢掉之后,无论心里和生理都是一股舒畅的感觉。

一个看似不起眼的小信封,如果沒有及时处理,当越积越多的时候是会人感到烦恼,累积下来是心理上的不堪负荷,再加上逃避的心理,与无从下手,让人更加的不想触碰。

要解决这个问题,首要条件是:

  • 立刻处理,就是打开信封,然后
  • 放在它们“应该的位置”,就是它们的家

第一步:把邮件收在一个指定区域里

设置一个特定的区域放置邮件,就像我们把衣服收进衣柜,首饰收进首饰箱,看完的书本放回书架上,就连餐具在橱房也有它的容身之所,唯独遗留邮件无栖身之地,现在是时候为它们建立一个家。

建议选择一个比较大的空间,预留放置文件分类抽屉。它可以是书桌上或者下方的位置。

如果书柜或者壁柜有多余的空间,我们就选购一些独立文件夾,直接把文件在收入书柜里。

第二步:系统化

使用文件托盘并贴上四个系统类别,并把文件托盘放在工作台面上。

四个类别:

  • 付款 – 如帐单,贷款
  • 釆取行动 -如回复某方的邀約请求,表格
  • 归档  – 暂时性放置批阅过的信件,付款后的帐单,但还没有时间收入文件分类盒
  • 其他家庭成员的邮件

这只是个最最基本的系统类別,你可以随意增加,什至減少。为了防止这里又变回垃圾区,请规定自己每周必须清理一次。

第三步:创建文件分类

假设你已经有了文件夹或者文件分类盒,你就可以直接为个人, 每个孩子 ,房屋,进行文件个别主要分类与细分类 。如果没有的话,你可以考虑以下这个。

主分类 :个人

细分类:

  • 保险 (医药保单、人寿保单,意外保单,储蓄保单)
  • 税收 (评估、退款)
  • 收入(工资单、雇佣合同)
  • 学习(文凭、证书、实习协议)
  • 银行(信用卡、账户信息)
  • 投资(股票,基金)
  • 医疗 (疫苗证书,牙医,健康评估)
  • 等等。。。

主分类 :孩子

细分类:

  • 保险 (医药保单、人寿保单,意外保单,储蓄保单)
  • 学习(文凭、证书、入学通知)
  • 教育基金
  • 医疗 (疫苗证书,牙医,健康评估)
  • 等等。。。

主分类 :房屋

细分类:

  • 银行(贷款协议,利率报表)
  • 保险 (保单证书)
  • 协议书 (租赁协议、购买协议、抵押契约)
  • 等等。。。

主分类 :汽车

细分类:

  • 银行(贷款协议)
  • 保险 (保单证书)
  • 车辆拥有权
  • 担保证书
  • 等等。。。

主分类 :其它

细分类:

  • 公共服务报表(能源、水、电话、互联网,大厦管理)
  • 担保证书和购买证明(计算机或笔记本电脑、洗衣机、烘干机、冰箱)
  • 说明手册
  • 等等。。。

我比较推荐这种跟据文件类别的方式收拾,因为习惯上我们不会循着公司的名字去查找,而且时间久了,我们也不大可能还可以牢牢的记住该公司的名字。

最后就是把每一个文件夹粘上标签。

第四步:整理所有的信件

收集家里的每一张纸与信件,请不要忘记检查垃圾抽屉里是否有皱巴巴的外卖菜单、说明手册和传单,接下来:

准备一个垃圾袋,把不要的信件直接丢进垃圾袋。

一个篮子,放置需要重新捡查的信件。

最后就是直接把需要保存的文件放入己经粘上分类标签的文件夹或者文件盒里。

是不是很简单?堆积满屋的信件就这样的被处理完毕。我想唯一困难之处就在于你几时才愿意动手?

一个人的力量确实 很渺小,如果能夠得到家人的支持一起进行,无形中会产生一股动力,并同心协力的把这恼人的小东西给收拾好。

进行线上转账
进行线上转账

第五步:转为线上转帐

大多数的主要企业如电讯公司,银行都有提供电子邮件服务,比如每个月的公司月结账,而这个服务正是能夠大大的減少纸质信件进入家里

日常生活的帐单离不开水电费,大厦管理费,网际网络费, Netflix,电话费等,这些服务实际上也已经接受网上转账,现在你要做的就是拿起电话询问而己。

第六步:过虑信件

重新养成一个习惯,就是回到家后快速的过虑信件,然后把不要的信件比如传单立刻丢进垃圾桶。

这样做能够避免信件堆积,看起来也比较轻松。

第六步:使用日厉

利用手机月历 APP 记录所有即将进行活动的日期,然后设置提醒通知,那么你就无必要再继续保存活动传单或邀请卡。

使用手机 APP 的坏处就是不能一目了然的看完整个月的活动,你也不会经常的查看手机检查那一天有活动,最好的方法就是使用纸张月历

把月历打印出来然后挂在墙壁上或磁铁吸附在冰箱门,它起到的不止是让你可以看清楚每一天的活动,也让你不能忽视它的存在,无时无刻的提醒你即将来到的活动与约会。

结论

希望我已经给了你一些关于如何组织重要文件和账单的实用技巧。请在下面的评论部分让我知道您的实际经验!

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